Cómo organizar un evento corporativo de principio a fin: guía para empresas

Organizar un evento corporativo requiere planificación, estrategia y atención a cada detalle. Desde definir los objetivos hasta elegir el espacio y diseñar la experiencia de los asistentes, cada decisión influye en el resultado. En esta guía te contamos cómo organizar un evento empresarial de principio a fin.

Antes de empezar: define qué quieres conseguir

El éxito de un evento corporativo no se mide solo en la organización de la jornada. Hay diferentes factores sociales y empresariales que determinaran los resultados. Y, para que estos sean positivos, es fundamental una buena planificación, pero, mucho antes que esto, definir correctamente el evento.

Lo primero que se debe delimitar es el objetivo principal. ¿Para qué voy a organizar este evento? ¿Qué quiero conseguir? La respuesta afectará a todas decisiones que se tomen de ahí en adelante. No es lo mismo organizar un evento para lanzar un producto, fidelizar a tus clientes, ganar notoriedad o presentar los resultados anuales ante la Junta Directiva, por ejemplo.

Una vez que se haya marcado el objetivo general se podrán responder otras preguntas necesarias antes de iniciar la organización:

• Cuál será el público
• Qué tipo de evento necesito
• Presupuesto
• Duración y localización del mismo
• Programación y actividades…

La importancia de ser coherente con tu marca

Una vez que hayas tomado todas las decisiones relativas a la planificación, es importante que cada detalle tenga coherencia con los valores y con la imagen que la empresa desea transmitir.Habrá que cuidar que la marca esté presente en cada aspecto: desde el tema del evento y los mensajes (contenido, tono, storytelling) hasta el espacio elegido y la estética que presenta.

Por ejemplo, en la presentación de un producto tecnológico es imprescindible que se transmita contemporaneidad e innovación en la estética, pero también en las ponencias, la construcción de los mensajes o en los equipos audiovisuales empleados. En un ciclo de conferencias de una marca de lujo, la experiencia debe reflejar exclusividad y optarse por elementos y acabados premium.

El espacio como protagonista

El espacio y la decoración son fundamentales ya que tienen un gran peso en la experiencia global de los asistentes y funcionan como una de las principales cartas de presentación una vez haya empezado la jornada. Solo hay una oportunidad para causar la impresión deseada.

Además de la capacidad, real no teórica, del espacio es importante responder las siguientes preguntas para que la decisión sea acertada:

• El lugar tiene la distribución adecuada y flexibilidad de salas.
• Me da lo que necesito: zona de networking, espacio para recepción o acreditaciones, espacio para actividades o demostraciones de producto…
• Cómo son los espacios: luz natural, buena acústica, accesibilidad…
• Necesito privacidad y el espacio me la puede dar.
• Cómo es la accesibilidad.
• Con que equipamiento cuenta: medios audiovisuales, aparcamiento, restauración, facilidad de acceso…

Diseña el programa y controla los tiempos

Un buen programa debe partir de un objetivo claro y diseñarse pensando en la experiencia de los asistentes, no simplemente como una lista de actividades.

Debe tener una estructura y un hilo conductor, combinar información, inspiración, participación, interacción, experiencia y descansos. Es especialmente importante cuidar el ritmo, alternando momentos de intensidad con otros de pausa y dejando margen para imprevistos.

Además, cada bloque debe aportar algo al asistente. El evento debe tener una narrativa coherente y el cierre debe estar diseñado desde el principio. De esta forma tendremos mayor influencia en lo que la gente recuerde, sienta o haga una vez haya finalizado.

El evento empieza antes de que llegue el día señalado en el calendario… y termina mucho después

Si antes señalábamos que el objetivo principal es el que determina el desarrollo de un evento, ahora debemos añadir que el cumplimiento de dicho objetivo estará condicionado por la audiencia que finalmente asista. Por eso es tan importante la comunicación previa.

La comunicación previa debe informar, generar expectación y preparar al asistente, transmitiendo qué puede esperar y por qué merece la pena participar. Debe mantener un mensaje coherente y facilitar la información práctica necesaria.

En resumen, toda comunicación previa debe plantearse como una extensión ya de la experiencia del evento.

Del mismo modo, la comunicación postevento debe prolongar la experiencia, reforzar los mensajes clave y mantener el vínculo con los asistentes. Es importante compartir los principales contenidos, conclusiones y momentos, agradecer la participación y dar continuidad a aquellos temas o compromisos que hayan surgido durante el encuentro. También puede servir para recoger opiniones y medir la experiencia, generando información útil para mejorar futuras ediciones.

En definitiva, debe transformar lo vivido durante el evento en recuerdo, conversación y próximos pasos, manteniendo el interés y la relación con los asistentes más allá del propio día.

Y no se puede dar por concluido sin antes medir el éxito del evento. Para ello, hay que volver a los objetivos iniciales y crear indicadores específicos cuantificables en función del tipo de evento: nivel de participación de los asistentes, leads generados y calidad de los mismos, grado de satisfacción, aplicación de lo aprendido…

 

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